Privacy & Personal Data Protection

1. Hangi veriler toplanır?

• Kimlik ve iletişim: ad soyad, e-posta, telefon, okul ve sınıf bilgisi.
• Başvuru: seçilen görev, önceki konferans deneyimi, motivasyon yazısı, konferans beklentileri, isteğe bağlı ek açıklamalar ve referanslar.
• Göreve göre: delege ve başkan adaylarının komite tercihleri; başkan adaylarının usul ve senaryo yanıtları; basın adaylarının ekipman ve gecikme önleme yanıtları; idari ekip adaylarının çatışma çözümü yanıtı.
• İsteğe bağlı yemek tercihi. Bu alana sağlık tanısı, alerji ayrıntısı, din veya diğer özel nitelikli kişisel verileri yazmayın. Özel bir ihtiyacınız varsa formda ayrıntı paylaşmadan önce iletişime geçerek uygun yöntemi sorun.
• İşlem kaydı: sunucu tarafından oluşturulan başvuru zamanı, başvurunun durumu, bu metnin okunduğuna ilişkin bildirim, metin sürümü ve bildirim zamanı.

Yeni toplu delegasyon başvurusu alınmaz. Önceki başvurularda bulunan delegasyon adı, okul/kurum, baş delege ve üye adı/görevi gibi bilgiler yönetim ekranında geçmiş kayıt olarak bulunabilir. Bu değişiklik geçmiş kayıtların silindiği anlamına gelmez.

Serbest metin alanlarına kimlik belgesi, ödeme bilgisi, sağlık verisi veya başka kişilerin özel iletişim bilgilerini eklemeyin. Referans alanı isteğe bağlıdır. Formda belge yükleme alanı yoktur.

2. Toplama yöntemi ve teknik veri akışı

Veriler başvuru sahibinin web formuna doğrudan girdiği bilgilerden elektronik ortamda toplanır. Gönderim sırasında tarayıcıdaki Firebase istemcisi verileri Google Firebase Cloud Firestore hizmetindeki applications koleksiyonuna iletir. Başvuru zamanı sunucu zaman damgasıyla kaydedilir. Yönetim arayüzü bu kayıtları aynı hizmetten okur ve başvuru durumunu günceller.

İncelenen başvuru kodu IP adresini bir başvuru alanı olarak kaydetmez. Barındırma veya altyapı sağlayıcılarının kendi teknik günlükleri ve saklama politikaları bu koddan doğrulanamamaktadır; bu nedenle hiç teknik kayıt tutulmadığı da ileri sürülmez. Firebase yapılandırmasında bir ölçüm kimliğinin bulunması, tek başına analiz/izleme hizmetinin bu formda çalıştığını göstermez.

3. İşleme amaçları

• Başvuruları almak, adayların deneyim ve motivasyonunu değerlendirmek ve görev/komite tercihlerini ele almak.
• Başvuru sonucu ve konferans organizasyonuna ilişkin gerekli iletişimi kurmak.
• Katılım, görev dağılımı ve talep edilen temel organizasyon ihtiyaçlarını planlamak.
• Başvuru durumunu ve bilgilendirme kaydını takip etmek; ilgili kişi taleplerini ve gerektiğinde hukuki uyuşmazlıkları ele almak.

Bu formdaki bilgilendirme bildirimi reklam, sınırsız paylaşım, fotoğraf/video yayımı veya başka bir amaç için toplu izin oluşturmaz.

4. Hukuki sebepler ve bilgilendirme bildirimi

6698 sayılı Kanun'un 5. maddesindeki işleme şartları, her veri ve amaç için ayrı değerlendirilmelidir. Başvuru/katılım ilişkisinin kurulması veya ifasıyla doğrudan ilgili ve gerekli veriler için madde 5/2(c); gerçekten mevcut bir hukuki yükümlülük için 5/2(ç); bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için gerekli işlemler için 5/2(e); temel hak ve özgürlüklere zarar vermeyen, gereklilik ve denge değerlendirmesi yapılmış meşru menfaatler için 5/2(f) gündeme gelebilir. Bunlar tüm alanlara kendiliğinden uygulanan veya organizasyon adına doğrulanmış hukuki dayanaklar değildir.

Başka bir işleme şartı bulunmayan işlemler için gerekiyorsa belirli konuya ilişkin, bilgilendirmeye dayalı ve özgür iradeyle verilen ayrı açık rıza alınmalıdır. Özel nitelikli veriler bakımından Kanun'un 6. maddesindeki şartlar ayrıca değerlendirilmelidir. Reşit olmayan adayların katılımı ve gerekli veli/yasal temsilci süreçleri organizasyon tarafından ayrıca açıklanmalıdır; bu formun işaretlenmesi veli izni yerine geçmez.

Formdaki zorunlu kutu yalnızca bu bilgilendirmenin okunduğunu kaydeder. Açık rıza veya yurt dışına aktarım izni değildir. Bu bildirimin kaydı, uygun hukuki sebep belirleme ve aydınlatma yükümlülüklerini ortadan kaldırmaz.

5. Alıcılar ve yurt dışına aktarım

Başvuruların değerlendirilmesi amacıyla organizasyonun başvuru yönetimiyle görevlendirdiği kişilerin verilere erişmesi öngörülür. Teknik saklama ve iletim için Google Firebase/Cloud Firestore kullanılır. Yetkili kamu kurumlarına bilgi verilmesi, ancak somut bir yasal yükümlülük veya hukuka uygun talep varsa ayrıca değerlendirilir.

Firebase uluslararası veri işleme ihtimali: Bulut veritabanı bölgesi, Google/Firebase sözleşmeleri, alt işleyenler ve destek erişimleri bu sitedeki koddan kesin olarak belirlenememektedir. Firebase kullanımı verilerin yurt dışında saklanması veya yurt dışından erişilmesi ihtimalini içerir. Kanun'un 9. maddesi kapsamındaki geçerli aktarım mekanizması ve gereken güvenceler veri sorumlusu tarafından belirlenip açıklanmalıdır. Bu sayfa yeterlilik kararı, standart sözleşme veya başka bir aktarım güvencesinin mevcut olduğunu iddia etmez; formdaki bildirim kutusu bu eksikliği gidermez.

6. Saklama, silme ve güncelleme

Saklama süresi, başvurunun değerlendirilmesi ve konferans organizasyonu için gereken süre ile varsa uygulanabilir yasal yükümlülükler ve hakların korunması ihtiyacına göre sınırlandırılmalıdır. Kesin saklama süresi ve yedeklerin silinme takvimi doğrulanmamıştır; organizasyondan yazılı bilgi istenebilir.

Mevcut uygulama kodunda otomatik silme veya belirli süre sonunda kayıtları kaldırma işlemi bulunmamaktadır. İşleme sebebi ortadan kalktığında silme, yok etme veya anonimleştirme talepleri ilgili mevzuat çerçevesinde değerlendirilmelidir. Bir silme talebinin yapılması, teknik yedeklerden anında silindiği anlamına gelmez; sonuç ve varsa saklama gerekçesi başvuru sahibine açıklanmalıdır.

7. Veri güvenliği

Veri sorumlusu, Kanun'un 12. maddesi kapsamında hukuka aykırı işleme ve erişimi önlemek, verilerin muhafazasını sağlamak için uygun teknik ve idari tedbirleri almakla yükümlüdür. Erişimlerin görevle sınırlanması, sunucu taraflı yetkilendirme, erişim kurallarının gözden geçirilmesi ve saklama/silme süreçlerinin yönetimi bu değerlendirmeye dahildir.

Firebase'in kullanılması tek başına güvenli erişim yapılandırmasının doğrulandığı anlamına gelmez. Mevcut yönetim sayfasındaki tarayıcı taraflı parola kontrolü, tek başına veritabanı erişim güvenliği sağlamaz. Firestore sunucu erişim kuralları ve gerçek kullanıcı yetkilendirmesi bu metinle doğrulanmış değildir. Mutlak güvenlik, belirli sertifikalar veya mevzuata tam uyumluluk taahhüdünde bulunulmaz.

8. Kanun'un 11. maddesi kapsamındaki haklar

Veri sorumlusuna başvurarak:

1. Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenebilir, işlenmişse bilgi talep edebilirsiniz.
2. İşleme amacını ve verilerin amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenebilirsiniz.
3. Yurt içinde veya yurt dışında verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri öğrenebilirsiniz.
4. Eksik veya yanlış işlenen verilerin düzeltilmesini isteyebilirsiniz.
5. Kanun'un 7. maddesindeki şartlar çerçevesinde silme veya yok etme talep edebilirsiniz.
6. Düzeltme, silme ve yok etme işlemlerinin verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteyebilirsiniz.
7. Münhasıran otomatik sistemlerle analiz edilmesi nedeniyle aleyhinize bir sonuç ortaya çıkmasına itiraz edebilirsiniz.
8. Kanuna aykırı işleme nedeniyle zarara uğramanız halinde zararın giderilmesini talep edebilirsiniz.

9. İletişim ve başvuru usulü

İlk iletişim ve doğru başvuru kanalını öğrenmek için info@oakmun.org adresine “KVKK Bilgi Talebi” konusuyla yazabilirsiniz. Talebinizi ve başvurunuzun eşleştirilmesi için gerekli asgari bilgileri belirtin. E-postayla gereksiz kimlik belgesi veya hassas bilgi göndermeyin. Kimlik doğrulaması gerekirse ölçülü ve güvenli yöntem talep edin.

Bu e-posta sitede yayımlanan genel iletişim adresidir; kayıtlı elektronik posta adresi veya her durumda geçerli resmî başvuru kanalı olduğu doğrulanmamıştır. Kanun'un 13. maddesi ve Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ uyarınca uygun yöntemle veri sorumlusuna başvuru yapılmalıdır. Tam unvan, posta adresi ve kabul edilen yöntemleri bu iletişim adresinden isteyin.

Usulüne uygun başvurular, talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç 30 gün içinde sonuçlandırılmalıdır. Kural olarak ücretsizdir; ayrıca maliyet gerektiren hallerde Kurul tarafından belirlenen tarifedeki ücret gündeme gelebilir. Ret, yetersiz yanıt veya süresinde yanıt verilmemesi durumunda Kanun'un 14. maddesindeki şart ve süreler dahilinde Kişisel Verileri Koruma Kuruluna şikâyet hakkı saklıdır.